Bien que des moyens plus rapides comme l’utilisation d’un message instantané ou d’un mail est le plus prisé actuellement, l’utilisation de la messagerie vocale, si jamais votre téléphone est éteint ou occupé est toujours de mise. Sa personnalisation est alors importante et surtout, il faut savoir le faire. Pour vous aider à personnaliser le vôtre, découvrez dans cet article tous les critères à prendre en considération.
Les critères à prendre en considération pour personnaliser une messagerie vocale
Le son des messages
En plus du vocal à maitriser, le premier critère à ne jamais minimiser dans la personnalisation de votre messagerie téléphonique est le son. Si ce dernier n’est pas audible, c’est peine perdue. Votre interlocuteur ne saura même pas s’il s’adresse vraiment à la personne qu’il recherche. Donc, avant de passer à l’enregistrement, prenez place dans un lieu bien calme pour éviter cela. Si possible, ayez un vocal bien audible pour que vos clients, ou tout simplement le destinataire soit convaincu.
Le début du message
De base, la messagerie vocale ou le message d’un répondeur commence toujours par la précision de votre nom ou du nom de votre entreprise. Par contre, pour l’option du nom, misez plutôt pour le prénom, celui avec lequel on vous appelle au quotidien.
Le contenu de la messagerie personnalisée
C’est également le plus important. Il est important d’être direct, clair, concis et bref. Ce détail concerne surtout les messageries d’une entreprise commerciale par exemple. Vous n’allez pas déballer tout ce qui vous concerne. Essayez d’être bref. La suite se fera au prochain appel ou durant votre rencontre en tête à tête. Un appel commercial n’a pas besoin de beaucoup de détails. Vos clients sauront ce qu’ils devront faire par la suite.
La vérification
Vous l’avez sûrement déjà remarqué qu’avant d’enregistrer des messages en boîte vocale, un message téléphonique, vous pouvez le vérifier. Ne minimisez jamais cette étape. Vérifiez votre message et prenez la place de la personne qui est à bout de votre fil. Est-ce qu’il va vous rappeler ou ne donnera aucune suite après être tombé sur votre répondeur ?
Les critères expliqués précédemment restent les mêmes s’il s’agit d’une entreprise ou d’un particulier. La différence réside sur le contenu. Pour un message commercial par exemple, il s’agit d’une vente, vous n’allez pas étaler des détails qui ne concernent pas la vente.
Personnaliser la boite vocale d’une entreprise
Pour la messagerie vocale et personnalisée d’une entreprise ou d’une société, vous aurez le choix entre commencer le contenu par le nom de votre entreprise ou de votre société ou par un bonjour. Comme exemple, vous commencez par un bonjour suivi du nom de votre entreprise et votre horaire de disponibilité. Ceci n’est qu’un exemple, comme il s’agit d’une personnalisation de message d’un répondeur, vous pouvez la faire selon vos goûts tout en respectant les critères. Par contre, pour ce type de messagerie, n’utilisez pas l’exemple d’énumération du numéro. Le nom de l’entreprise suffira.
Personnaliser la boite vocale d’un particulier
Pour le répondeur particulier, vous pouvez par exemple commencer pas énumérer votre numéro de téléphone, suivi de votre indisponibilité et d’un conseil à faire comme rappelez-moi plus tard. Vous pouvez aussi utiliser la messagerie standard du bonjour, je ne suis pas disponible, veuillez me rappeler plus tard, ou veuillez laisser un message. Beaucoup de choix se présentent, faites le bon et surtout n’oubliez pas de passer à la vérification avant de passer à la validation.
Alors, êtes-vous plutôt messagerie vocale ou message instantané ou mail?